職務経歴書を手書きで書いてはいけない理由とは?

今回は職務経歴書の書き方について。
初めての転職の人、もしくは何十年も転職してない人は「職務経歴書は手書きで書くべき?パソコンで書きべき?」という疑問にぶつかる。

結論を先に言うと

・職務経歴書はパソコンで作れ
・履歴書は手書きで書け

がもっとも良いやり方だよ。

では、なぜこれが良いのでしょうか?

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職務経歴書を書くときに大切なこと

職務経歴書を書く時にパソコンで書くメリットはこんな風に言われている。

  1. 誤字を簡単に修正できる
  2. 後で見やすく調整できる
  3. コピーができるから他の会社にも使える

この中で1番と2番は半分正解。
3番は間違っているよ、と伝えたい。

何が違うかというと目線。
「自分が楽だからパソコンを使おう」という目線ではなく、「読み手側に立ったときにパソコンの方が読みやすい」という目線で考えることが必要。

職務経歴書の到達点を見失うな

職務経歴書の到達点は「自分が楽して書き終えるか」ではなく「書類選考を通過する」こと、そして「採用される」こと。

そう考えると
いくら自分が楽でも不採用になったら意味がない。

そのためは面接官に「この人と採用してもいいかな」と思わせないといけない。
採用に近づくためには内容も重要だが、その前に「読んでも良い」という気持ちにさせないといけない。

事実、過去に面接官をしていたときは、ぱっと見て「読みにくい」「内容が薄い」と思ったら、じっくり読み込まず不採用にしていた。

市販の職務経歴書の場合、行が少ないからどうしても内容が薄くなってしまう。
(下記画像は市販の職務経歴書の見本)

市販の職務経歴書

逆に文字がビッシリ詰まった文章も読みにくい。

だから見やすく調整しやすいパソコンの方が良い。
もちろん誤字脱字もない方が読みやすい。

大切なのは作り手側の気持ちではなく、読み手側の気持ち。

例えば生命保険や自動車保険に契約しているが、約款(やっかん)を読んだことない人が多いと思う。

下記の画像はあるインターネットゲーブル会社の約款。
これをパッと見て読む気しますか?

読みにくい文章

クレジットカードとかも同じだけど、小さいな字でびっしり書かれているんだよね。

いくら「重要な事が書いてあるので読んで下さい」と言われても読まない。
その理由は読む気がしない書き方をしているから、だと思うんだよ。

推測だが明らかに小さな文字で書いてある会社は、詳細を読ませないためにしているのではないだろうか。

普通の会社の場合は営業担当が、対面で重要な部分は説明してくれる。

しかし転職の場合は書類選考の後に対面する面接。
口頭で上手に説明できる人も書類選考で落ちたら元も子もない。

職務経歴書は面接官に抵抗なく、読んでもらう必要がある。
それぐらいぱっと見たときの印象は大切。

その見た目の印象は、作り終えた後に俯瞰で見ないと気付けない事って多い。
そういう意味で、編集が可能なパソコンが有利なのは間違いない。

コピーができても職務経歴書はコピーするな

パソコンの利点は一度データを使うと何枚でも印刷できること。
そうすれば1度の手間で10社に応募することもできる。

こう勘違いしてしまう人がいる。

繰り返しになるが、職務経歴書の目的は書類選考を通過すること。
そう考えると「私の職務経歴を並べただけで、果たして書類通過できるのだろうか?」という疑問が湧く。

極端な例を出すと、「介護職」から「自動車販売の営業職」に転職しようする人がいたとする。

その人が職務経歴書に「私は高齢者を想い、こんな事を経験しました」と書いて「この人は営業ができそうだ、採用したいな」と思われるだろうか。

もし他にも同じ経験を持った人が応募して
「介護職の経験からこんなスキルを持っている、そのスキルは営業のこんなところに活かせる」と書いた人がいたら、どちらが採用されるだろうか。

そのスキルが的外れだとしたら難しいが、的確に言えたら「たしかにそのスキルは営業にも使えそうだな」と思ってもらえる。

つまり採用に近づける。

これは同業種への転職でも同じ。
同じ洋服の販売員でも、値が張る洋服を扱っているお店と、大衆向けに品揃えを重視しているお店では、販売員に求められるスキルは違ってくる。

つまり職務経歴書は、職務の経歴を並べるだけではなく、求められてるスキルから逆算して、自分の持っているスキルを当てはめる、というのが理想的。

そう考えると、職務経歴書はコピーでいいのだろうか?

10社も20社も応募した会社がある人は、コピーして良いのもしれない。
けど、第一希望から第三希望のどれかには採用を取りたい、と思ったら一社、一社内容を変えた方がいいよ。

もちろん自分の経歴がベースだから、大きく違う内容にはならないけどね。

少なくても「A社向けに職務経歴書を作ったが、B社も同じスキルが求められているのだろうか?」と考えるぐらいは必要だよ。

問題点。求められている能力を的確に当てられるか?

職務経歴書は「求められているスキルから逆算した方が良い」ことは分かった。

けど、この求められている能力を的確に当てられるのだろうか?
この答え合わせができるのは、入社した後になる。

外部からでも得られる情報は、ネット情報や四季報ぐらいしかない。
この情報であっても会社の規模がある程度大きくないとその情報すらない。

大手企業の情報でたくさんあっても、ネットの場合は正しいとは限らないしね。

そうなると少ない情報から、あとは想像するかしない。
会社の規模、従業員数、土地柄、取引先企業、下請企業、ライバル企業から「おそらくこうだろう」という想像。

こんな想像で良いのか?

結論的を言うとそんな想像で大丈夫。
そもそも内部情報がないとドンピシャでは当てることはできない。

他の転職者も同じ立ち位置であり、大きく的を外さなければ問題ないし、面接官も的確には当てられないことぐらい知っている。

大切なのは出来るだけ情報を集め想像すること。

これってよく考えれば仕事の基本だったりするもの。

物を作って売る仕事は、お客のニーズが分からないと何を売っていいのか分からない。
社内と付き合いが多い職種でも、他の部署が何を求めているかが分からないとスムーズに仕事が進まない。

どんな仕事でも「ニーズ(情報)を集めて」→「応える」の繰り返し。

それが理解できないと「最初に言われたことしか出来ない」「イレギュラーな仕事ができない」と言われてしまいがち。

こういう人が集まる職場って実は危険だったりする。

会社は仕事を細分化し、ルールを作ることで「誰でもできる仕事」を増やそうとしている。
誰でもできれば退職したときにすぐに新しい人で補填ができる。

本当に誰でもできる仕事になると、そこで働く人はイレギュラーには対応できなくなり、次のステージは「機械やロボットを使った」簡易的な仕事になる。

さらにもう一歩進むと「そもそも人がやる意味ある?」と言われて、その職業が無くなったり、減少したりする。

現在もすでにその流れの中にある。
だから、そこそこ給料が高い仕事は「主体的に動ける人」「イレギュラーな対応力がある人」を求めている。

つまり自分でニーズを集めて、臨機応変に対応できる人。

これを職務経歴書でアピールするためには?
それは応募する会社が何を求めているか想像して、それに応えるように書くこと。

これをできれば「私は自主的に業務をこなし・・・」と文章で書くよりも説得力があるのではないでしょうか。

余談・履歴書と職務経歴書を年賀状に例えると面白い

だんだん少なくなってきたが、正月になると年賀状をもらう。

もらって寂しく思う年賀状は「誰にでも使える定型文」が「印刷」されたもの。
逆に嬉しいのは、「自分にしか当てはまらない文章」が「手書き」で書かれているもの。

私はこう思うのですが、みなさんはどうですか?

定型文の年賀状は2回も読むことはない。
しかし自分しか当てはまらない文章がある年賀状は、たまに手にとったときに読み返す。

これって内容への興味の度合いが違うんだよね。

それに加えて手書きの場合は「わざわざ時間かけて書いてくれたんだなぁ」と思う。

そう思う私は、もしかすると古い人なのかもしれない。
若い人からは「何いってんの?」と笑われるかもしれない。

けど、面接官の大半は40代、50代の古い人なんだよ。

そう考えると

  • フォーマットに決まりがなく、相手の求めているいるものを想像して、何度も内容を書き直す必要がある職務経歴書はパソコン。
  • フォーマットがあり、ある程度決まった内容で書き損じが少ない履歴書は手書き。

これがベストではないか?という発想になる。

打算的に言うと、これが面接官の年齢層をターゲットとした場合、効果的だと思うわけ。

おさらい

  • 職務経歴書は書き手側の気持ちではなく、読み手側の気持ちに立つこと。
  • パソコンも手書きもそれぞれ利点がある。
  • 職務経歴書は経歴を並べるだけではなく、求められてる事を想像して自分のスキルを当てはめるのが理想
  • 求められている人材は、ニーズを汲み取りそれに対応できる人。

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